Nachlassdokumente erklärt

Papierkram ist für viele Menschen der Teil eines Nachlasses, der am meisten verunsichert, auch, weil Dokumente in jedem Land andere Namen haben. Diese Seite ist eine verständliche Karte: was jedes Dokument ist, wer es ausstellt und wann Sie es brauchen. Sie ist keine Liste, die Sie sammeln müssen; sie ist ein Nachschlagewerk, das Sie konsultieren, wenn eine Person oder Plattform etwas verlangt.

Die Dokumententabelle

Dokument	Was es ist	Wer es bereitstellt	Wann Sie es brauchen
Todesbescheinigung	Offizielle Registrierung des Todes	Das Standesamt oder das Äquivalent im Land des Todes	Ab Tag eins: Jede Plattform und Institution fragt danach
Testament	Die Anweisungen des Verstorbenen für den Nachlass	Geschrieben und unterschrieben vom Verstorbenen, oft notariell beurkundet	Wenn es existiert; es bestimmt, wer erbt und wer verwaltet
Erbbescheinigung / Willensvollstreckerausweis	Das Dokument, das belegt, wer für den Nachlass handeln darf	Ein Gericht oder ein Notar, je nach Land	Bevor jemand auf Konten handeln, Vermögen verkaufen oder Institutionen kontaktieren kann
Erbberechtigungsnachweis	Beleg, wer die Erben sind	Notar oder Gericht, in Ländern, die ihn nutzen	Wenn Institutionen Erbnachweis statt Vollstreckerbefugnis verlangen
Bestellung des Willensvollstreckers	Beleg, dass eine bestimmte Person den Nachlass verwaltet	Das Testament oder das Gericht	Wenn der Willensvollstrecker handelt: Konten eröffnen, Plattformen kontaktieren, Vermögen übertragen
Nachlassinventur	Die Liste der Vermögenswerte und ihrer Standorte	Erstellt von Willensvollstrecker, Nachlassverwalter oder Erben	Früh und laufend aktualisiert; sie ist das Rückgrat jedes weiteren Schritts
Konto- und Börsenauszüge	Aufzeichnungen über Konten und Transaktionen	Die Banken und Plattformen selbst	Um zu belegen, dass ein Konto existierte, und um Positionen zu bewerten
Steuererklärungen und Erbschaftssteuererklärungen	Die Meldung des Nachlasses an die Finanzbehörde	Eingereicht vom Nachlass bei der Finanzbehörde, oft mit einem Fachmann	Nach den Fristen des betreffenden Landes, sie variieren stark
Formulare der Börse für verstorbene Kunden	Das eigene Anspruchsverfahren der Plattform	Jede Börse oder Plattform	Wenn Sie eine Plattform kontaktieren; jede hat eigene Formulare und Dokumentlisten
Ausweisdokumente	Beleg, wer der Antragsteller ist	Von der Behörde ausgestellt	Immer, bei jedem offiziellen Schritt
Vollmachten oder notarielle Erklärungen	Befugnis für eine bestimmte Handlung	Ein Notar oder Anwalt	Nur in Situationen, in denen das lokale Recht sie verlangt
Chain-of-Custody-Logbuch	Wer welches Gerät oder Dokument wann behandelt hat	Vom Nachlass selbst geführt	Ab dem ersten Tag; es schützt den Nachlass vor Streitigkeiten

Wie die Dokumente zusammenhängen

Die Dokumente bilden eine Reihenfolge, keinen Stapel:

1. Die Todesbescheinigung beginnt alles.
2. Das Befugnisdokument (Erbbescheinigung, Willensvollstreckerausweis oder das kantonale Äquivalent) lässt eine Person für den Nachlass handeln. Bevor es existiert, kann nichts übertragen oder geschlossen werden.
3. Inventur und Auszüge beschreiben, was existiert, damit der Nachlass bewertet und gemeldet werden kann.
4. Plattformformulare und Steuererklärungen vervollständigen jeden einzelnen Prozess.

Werden Sie um ein Dokument gebeten, das Sie nicht kennen? Stellen Sie immer zuerst die Frage: Wer stellt es in diesem Land aus, und welche Behörde erkennt es an? Namen unterscheiden sich (Erbbescheinigung, certificat d’hérédité) aber die Rolle ist dieselbe.

Was Sie nicht brauchen

• Keine Passwörter, Seed-Phrasen oder Private Keys, kein offizielles Verfahren verlangt sie in einem Dokument.
• Keine notariell beglaubigten Kopien von allem, nur, was jede Institution ausdrücklich verlangt.
• Keine Dokumente in einer Sprache, die die Institution nicht akzeptiert, prüfen Sie, ob offizielle Übersetzungen nötig sind, bevor Sie dafür zahlen.

Wo Sie die Akte aufbewahren

• Bewahren Sie Originale der Befugnisdokumente sicher auf und beglaubigte Kopien für den täglichen Gebrauch.
• Bewahren Sie Inventur und Auszüge bei der Nachlassakte auf.
• Bewahren Sie niemals Geheimnisse in der Dokumentenakte. Die Akte muss jedem Fachmann gefahrlos gezeigt werden können.

Nächste Schritte

Für den Aufbau der Inventur selbst: Nachlassinventur. Für wer wann handelt: Leitfaden für Willensvollstrecker und rechtliche Befugnis und technischer Zugriff.

Regeln und Fristen können sich ändern, und diese Seite ist möglicherweise noch nicht auf dem aktuellen Stand, lassen Sie die aktuellen Regeln vor dem Handeln von einem lokalen Rechtsanwalt, Notar oder Steuerberater bestätigen. Stimmt etwas nicht mehr? Kontaktieren Sie uns und wir korrigieren es.