Nachlassdokumente erklärt

Papierkram ist für viele Menschen der Teil eines Nachlasses, der am meisten verunsichert, auch, weil Dokumente in jedem Land andere Namen haben. Diese Seite ist eine verständliche Karte: was jedes Dokument ist, wer es aufstellt oder ausstellt und wann es relevant ist. Sie ist keine Liste, die Sie sammeln müssen; sie ist ein Nachschlagewerk, das Sie konsultieren, wenn eine Person oder Plattform etwas verlangt.

Die Dokumententabelle

Dokument	Was es ist	Wer es aufstellt oder ausstellt	Wann es relevant ist
Todesurkunde (Auszug aus dem Todesregister)	Offizielle Registrierung des Todes	Das Zivilstandsamt oder das Äquivalent im Land des Todes	Ab Tag eins: Viele Plattformen und Institutionen fragen danach; welche Dokumente benötigt werden, hängt von der Handlung und der Plattform ab
Testament	Eine Verfügung von Todes wegen	Aufgestellt vom Erblasser; Form und Gültigkeit nach den gesetzlichen Anforderungen des ZGB, bei Unsicherheit von einer qualifizierten Fachperson bestätigt	Wenn es existiert; es kann die Erbfolge innerhalb der Grenzen des anwendbaren Rechts regeln. Lassen Sie Gültigkeit und Wirkung von einer Fachperson bestätigen
Erbbescheinigung / Erbenbescheinigung	Belegt, wer erbberechtigt ist	Die zuständige Stelle ist kantonal unterschiedlich (über ch.ch zu finden)	Wenn Institutionen den Erbnachweis verlangen
Willensvollstreckerausweis / -zeugnis	Belegt die Funktion des Willensvollstreckers	Die kantonale Stelle, je nach Kanton	Wenn Dritte den Nachweis der Willensvollstreckung verlangen
Erbberechtigungsnachweis	Beleg, wer die Erben sind	Notar oder Gericht, in Ländern, die ihn nutzen	Wenn Institutionen Erbnachweis statt Vollstreckerbefugnis verlangen
Bestellung des Willensvollstreckers	Benennung im Testament; in einigen Rechtsgebieten kann ein Gericht oder eine andere Behörde einen ähnlichen Vertreter benennen. Die Funktion muss zunächst angenommen werden, und ein Willensvollstreckerausweis kann die Position gegenüber Dritten belegen	Das Testament (Benennung); in einigen Rechtsgebieten kann ein Gericht oder eine andere Behörde für eine ähnliche Rolle beteiligt sein; Annahme; Ausweis	Wenn der Willensvollstrecker handelt: Konten eröffnen, Plattformen kontaktieren, Vermögen übertragen
Nachlassinventur	Die Liste der Vermögenswerte und ihrer Standorte	Erstellt von Willensvollstrecker, Nachlassverwalter oder Erben	Früh und laufend aktualisiert; sie ist das Rückgrat jedes weiteren Schritts
Konto- und Börsenauszüge	Aufzeichnungen über Konten und Transaktionen	Die Banken und Plattformen selbst	Um Transaktionen, Beziehungen zu Plattformen und verfügbare Konto- oder Saldodaten zu untermauern. Eine Überweisung an eine Börse belegt für sich genommen kein Konto auf den Namen des Verstorbenen.
Steuererklärungen nach dem Tod / Erbschaftssteuererklärung (je nach Kanton)	Erklärungen, die nach einem Todesfall nötig sein können, etwa die Einkommensteuer des Verstorbenen und die Erbschafts- und Schenkungssteuer	Wer die Erklärung einreicht, hängt von der Art der Erklärung und der Situation ab. Prüfen Sie dazu die aktuellen Anweisungen der zuständigen Steuerbehörde oder fragen Sie eine Steuerfachperson/Notarin bzw. einen Notar	Wann eine Erklärung abzugeben ist; folgen Sie der Frist und den Anweisungen der zuständigen Behörde
Formulare oder Anspruchsverfahren der Plattform	Das Verfahren, mit dem die Plattform den Nachlassanspruch bearbeitet	Die betreffende Plattform	Wenn Sie eine Plattform kontaktieren; einige Plattformen haben ein eigenes Formular, bei anderen läuft die Anfrage über den Support. Die benötigten Dokumente unterscheiden sich je nach Plattform und Situation
Ausweisdokumente	Beleg, wer der Antragsteller ist	Von der Behörde ausgestellt	Bei den meisten offiziellen Schritten
Vollmachten	Befugnis, die der Vollmachtgeber einem Bevollmächtigten erteilt; kann privatschriftlich oder notariell errichtet werden. Ob eine privatschriftliche Vollmacht ausreicht, hängt von der Handlung und der Institution ab; für manche Handlungen kann eine notarielle Vollmacht erforderlich sein.	Der Vollmachtgeber; bei einer notariellen Vollmacht beurkundet der Notar die Vollmacht	Prüfen Sie gesondert, welche Befugnisse die Vollmacht gewährt und ob sie für die betreffende Handlung anerkannt wird. Prüfen Sie nach einem Todesfall ausserdem, ob und welche Bedeutung die Vollmacht dann noch hat
Chain-of-Custody-Logbuch	Wer welches Gerät oder Dokument wann behandelt hat	Vom Nachlass selbst geführt	Ab dem ersten Tag; es schützt den Nachlass vor Streitigkeiten

Wie die Dokumente zusammenhängen

Die Dokumente bilden eine Reihenfolge, keinen Stapel:

1. Die Todesurkunde (Auszug aus dem Todesregister) ist ein häufig verlangtes Basisdokument bei formellen Nachlass- und Anbieterverfahren; die ärztliche Todesbescheinigung dient der Registrierung des Todes. Welche Dokumente wann benötigt werden, hängt von der Stelle, dem Anbieter und der Handlung ab.
2. Das Befugnisdokument (Erbbescheinigung, Willensvollstreckerausweis oder das kantonale Äquivalent) kann die Erbenstellung oder eine bestimmte Bestellung feststellen; es macht nicht automatisch eine Person zum alleinigen Verwalter des Nachlasses. Welche rechtliche Bedeutung und welchen Umfang ein Befugnisdokument hat, hängt vom anwendbaren Recht und vom Inhalt des Dokuments ab. Eine Institution kann zusätzlich für ihr eigenes Verfahren bestimmen, welchen Nachweis sie verlangt oder akzeptiert. Ein Notar oder Rechtsberater kann helfen zu beurteilen, was das Dokument in der konkreten Situation bedeutet. Je nach Handlung und Plattform können Übertragungen oder Schliessungen erst nach Feststellung der Befugnis erfolgen; welcher Nachweis nötig ist, hängt von der Situation ab. Sind Sie unsicher, wer handeln darf? Fragen Sie die lokale Fachperson, die den Nachlass bearbeitet.
3. Inventur und Auszüge beschreiben, was existiert, damit der Nachlass bewertet und gemeldet werden kann.
4. Plattformformulare und Steuererklärungen vervollständigen jeden einzelnen Prozess.

Werden Sie um ein Dokument gebeten, das Sie nicht kennen? Stellen Sie immer zuerst die Frage: Wer stellt es in diesem Land aus, und welche Behörde erkennt es an? Namen unterscheiden sich (Erbbescheinigung, certificat d’hérédité) aber auch Aussteller, Funktion, Beweiswert und Umfang unterscheiden sich je nach Rechtsordnung; behandeln Sie Dokumente aus verschiedenen Ländern nicht automatisch als gleichwertig und prüfen Sie, welcher Nachweis für die betreffende Handlung oder Institution erforderlich ist.

Was Sie nicht brauchen

• Keine Passwörter, Seed-Phrasen oder Private Keys, ein offizielles Nachlassverfahren verlangt sie nicht in einem Dokument. Für spezialisierte technische Wiederherstellung kann spezifisches Material nötig sein, aber nur über einen vorab schriftlich vereinbarten, gesicherten Prozess.
• Keine notariell beglaubigten Kopien von allem, nur, was jede Institution ausdrücklich verlangt.
• Keine Dokumente in einer Sprache, die die Institution nicht akzeptiert, prüfen Sie, ob offizielle Übersetzungen nötig sind, bevor Sie dafür zahlen.

Wo Sie die Akte aufbewahren

• Bewahren Sie die Originaldokumente sicher auf. Prüfen Sie je Einrichtung, ob sie ein Original, eine einfache Kopie, einen Scan oder eine beglaubigte Kopie benötigt.
• Bewahren Sie Inventur und Auszüge bei der Nachlassakte auf.
• Bewahren Sie keine Seed-Phrasen, Private Keys oder Passwörter in der Dokumentenakte auf. Die Akte kann sensible finanzielle und persönliche Informationen enthalten. Geben Sie daher nur die Dokumente und Angaben weiter, die der betreffende Fachmann für seine Aufgabe benötigt.

Nächste Schritte

Für den Aufbau der Inventur selbst: Nachlassinventur. Für wer wann handelt: Leitfaden für Willensvollstrecker und rechtliche Befugnis und technischer Zugriff.

Regeln und Fristen können sich ändern, und diese Seite ist möglicherweise noch nicht auf dem aktuellen Stand, lassen Sie die aktuellen Regeln vor dem Handeln von einem lokalen Rechtsanwalt, Notar oder Steuerberater bestätigen. Stimmt etwas nicht mehr? Kontaktieren Sie uns und wir korrigieren es.